«Русская молочная компания» запустила в опытную эксплуатацию систему делопроизводства и внутреннего документооборота (СЭД) совместно с премиум-партнером «ДоксВижн» — компанией «Программные Технологии». Благодаря внедрению СЭД «Русмолко» вышла на новый уровень организации документооборота компании.
«Сотрудничество ООО УК «Русмолко» и ООО «Программные Технологии» началось в 2011 году, когда руководство крупной производственной компании приняло решение упростить и систематизировать объемный документооборот. Первый этап взаимодействия с системным интегратором позволил значительно упростить внутреннее движение документов: сократились сроки обработки счетов и договоров, создание электронного архива облегчило работу всех служб и подразделений компании, процесс перемещения документации стал прозрачным. Принимая во внимание положительные результаты первого этапа работ, «Русмолко» и «Программные Технологии» договорились о дальнейшем сотрудничестве», — сообщила ИА «Пенза-Пресс» заместитель генерального директора по связям с общественностью ООО «Русская молочная компания» Елена Фирсова.
Работа над проектом продолжилась в январе 2012 года, когда компания «Программные технологии» провела анализ работы «Русмолко», с целью ознакомления с особенностями делопроизводства и написания технического задания на автоматизацию бизнес-процессов. Уже в марте техническое задание было разработано, согласовано и подписано обеими сторонами; начался процесс создания решения на базе разработчика «Docsvision». В начале мая решение было перенесено на серверы «Русской молочной компании» и представлено для внутреннего тестирования. Сегодня процесс тестирования завершен, система запущена в опытную эксплуатацию.
В результате реализации второго этапа автоматизированы следующие процессы: работа с корреспонденцией, распорядительными документами и служебными записками, ведение протоколов производственных совещаний и контроль исполнения их решений, выполнение поручений руководства и рассылка телефонограмм в хозяйства. Как следствие, деятельность канцелярии и секретаря руководителя стала более эффективной, ускорен процесс исполнения распорядительных документов и значительно расширился электронный архив компании. Кроме того, у руководства появилась возможность усилить контроль над исполнительской дисциплиной.
«Главной задачей автоматизации делопроизводства на предприятии является сокращение временных затрат на работу с документами, а также оптимизация маршрута их движения. Мы убедились на собственном опыте, что решение на базе «Docsvision» позволяет проанализировать и усовершенствовать организацию работы, а значит, повысить эффективность деятельности компании «Русмолко», — говорит генеральный директор «Русской молочной компании» Рашид Хайров.
По словам президента компании «ДоксВижн» Владимира Андреева, традиционно система электронного документооборота компании воспринималась как средство автоматизации сложившейся в организации структуры директивного управления, отраженного в процедурах ДОУ (документационного обеспечения управления). Однако на практике средства современной платформы СЭД предоставляют гораздо больше возможностей и позволяют автоматизировать самые разнообразные внутренние процессы, не охватываемые традиционными процессами делопроизводства.
«Проект по реализации системы делопроизводства и внутреннего документооборота на базе «Docsvision» в «Русмолко» показывает постепенное развитие функциональности корпоративной СЭД от традиционного делопроизводства к автоматизации разнообразных бизнес-процессов компании. Это позволяет внедрять более современные и гибкие методики процессного управления в организации. Надеюсь, данный проект получит дальнейшее развитие, и заказчик будет получать все больше выгод от внедрения платформы Docsvision», — резюмировал Владимир Андреев.
